Acest ghid îți arată etapele obligatorii și recomandate pentru a angaja legal un salariat, conform legislației în vigoare (Codul muncii, HG nr. 905/2017 privind Revisal, Legea SSM și PSI, GDPR etc.).
1. Pregătirea procesului de angajare
1.1. Analiza nevoii de personal
- Evaluează volumul de muncă și motivele angajării (post nou, înlocuire, extindere).
- Stabilește tipul de contract:
- Durată nedeterminată (cel mai frecvent)
- Durată determinată (cu limitările prevăzute de lege)
- Normă întreagă sau timp parțial
- Telemuncă sau muncă la domiciliu
1.2. Fișa postului
- Este document obligatoriu conform art. 17 Codul muncii.
- Include: denumirea postului, obiective, atribuții, cerințe, responsabilități și indicatori de performanță.
2. Recrutarea și selecția candidaților
2.1. Publicarea anunțului
- Platforme de joburi (eJobs, BestJobs, LinkedIn), site-ul propriu, social media, ANOFM.
- Respectă Legea 202/2002 privind egalitatea de șanse – fără discriminare pe criterii de sex, vârstă, dizabilitate, etnie, religie etc.
- Include informații minime:
- Titlul postului
- Descrierea sarcinilor
- Cerințe
- Tip contract și locație
- Procedura de aplicare
- Notă GDPR: dacă colectezi CV-uri, anunțul trebuie să conțină o scurtă informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
2.2. Procesul de selecție
- Etapa 1: Analiza CV-urilor
- Etapa 2: Interviuri (online/offline)
- Etapa 3: Teste tehnice sau psihologice (dacă e necesar)
- Etapa 4: Referințe (opțional, cu consimțământul candidatului)
3. Documentele necesare de la candidat
Obligatorii:
- Copie act de identitate
- Documente studii/calificare
- Certificat medical de la medicul de medicina muncii („apt pentru muncă”)
- Alte documente relevante postului (cazier judiciar, permis de conducere etc.)
Opționale (dar recomandate):
- CV actualizat
- Recomandări scrise
- Copie carte de muncă (dacă există)
4. Încheierea contractului de muncă
4.1. Forma și înregistrarea
- Contractul se încheie în formă scrisă, în limba română.
- Trebuie să fie semnat înainte de începerea activității.
- Se înregistrează în Revisal cel târziu în ziua anterioară începerii lucrului.
4.2. Elemente obligatorii în contract
- Datele angajatorului și ale angajatului
- Funcția și atribuțiile (din fișa postului)
- Locul muncii
- Durata contractului și perioada de probă
- Programul de lucru
- Salariul și data plății
- Concediile
- Drepturile și obligațiile părților
5. Proceduri de după semnarea contractului
5.1. Instruirea SSM și PSI
- Obligatoriu înainte de începerea activității.
- Se consemnează în fișa de instruire individuală.
5.2. Informarea și instruirea GDPR
- Dacă salariatul prelucrează date cu caracter personal, trebuie instruit și semnat acordul privind confidențialitatea.
5.3. Perioada de probă
- Durata maximă:
- 90 zile calendaristice pentru funcții de execuție
- 120 zile calendaristice pentru funcții de conducere
6. Alte obligații administrative
- Păstrează un dosar personal pentru fiecare salariat.
- Actualizează Revisal la orice modificare (salariu, funcție, contract etc.).
- Respectă obligațiile fiscale (declararea contribuțiilor și impozitelor prin D112).
7. Sfaturi practice
- Evită angajările „pe încredere” fără documente – riști sancțiuni pentru muncă nedeclarată.
- Include clauze clare privind confidențialitatea și neconcurența.
- Fii transparent cu salariul și condițiile pentru a atrage candidați potriviți.
8. Termene și amenzi
| Etapă | Ce trebuie făcut | Termen legal | Bază legală | Sancțiuni pentru nerespectare |
|---|---|---|---|---|
| 1. Definirea postului | Realizarea fișei postului și stabilirea condițiilor de angajare | Înainte de publicarea anunțului | Codul muncii, art. 17 | – |
| 2. Publicarea anunțului | Publicarea postului respectând nediscriminarea și informarea GDPR | Oricând, înainte de recrutare | Legea 202/2002, GDPR | Amenzi 1.000–100.000 lei (CNCD), amenzi GDPR |
| 3. Colectarea candidaturilor | Prelucrarea datelor cu informare GDPR | În momentul colectării CV-urilor | GDPR | Amenzi până la 20 mil. € sau 4% din cifra de afaceri |
| 4. Selecția candidaților | Interviuri, teste, verificări referințe (cu consimțământ) | Înainte de ofertă | Codul muncii, GDPR | Amenzi GDPR |
| 5. Certificat medical | Obținerea avizului „apt pentru muncă” | Înainte de semnarea contractului | Codul muncii, art. 27 | Amenzi 1.500–3.000 lei |
| 6. Semnarea contractului | Contract individual de muncă scris și semnat | Înainte de prima zi de muncă | Codul muncii, art. 16 | Amenzi 10.000 lei/pers. pentru muncă nedeclarată |
| 7. Înregistrare Revisal | Transmiterea în Revisal | Cel târziu cu 1 zi lucrătoare înainte de începerea activității | HG 905/2017 | Amenzi 5.000–8.000 lei |
| 8. Instruire SSM/PSI | Instruirea și completarea fișei individuale | În prima zi de lucru | Legea 319/2006 | Amenzi 4.000–8.000 lei |
| 9. Perioada de probă | Monitorizarea salariatului conform perioadei legale | Max. 90/120 zile, conform funcției | Codul muncii, art. 31 | – |
| 10. Dosarul personal | Crearea și păstrarea documentelor salariatului | Permanent | Codul muncii, HG 905/2017 | Amenzi 300–1.000 lei |
| 11. Declararea fiscală | Declararea și plata contribuțiilor (D112) | Lunar, până pe 25 ale lunii următoare | Cod Fiscal | Amenzi + dobânzi și penalități ANAF |